ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਿਸੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਪਰਸਨਲ ਫਾਈਲ ਵਿਚ ਕੀ ਰੱਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ (ਅਤੇ ਨਹੀਂ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ)
ਹੋਰ ਵਿਚ, ਪਹੁੰਚ ਐਚ.ਆਰ. ਸਟਾਫ ਤੱਕ ਸੀਮਿਤ ਹੈ ਅਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਆਪਣੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਪਹੁੰਚ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ. ਵਕੀਲ ਮੁਕੱਦਮਿਆਂ ਦੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਸਮਗਰੀ ਅਤੇ ਸਮਾਨ ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਅਵਸਰ ਕਮੀਸ਼ਨ (ਈਈਓਸੀ) ਦੀਆਂ ਸ਼ਿਕਾਇਤਾਂ ਨੂੰ ਵੀ ਨਿਯੁਕਤ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ.
ਇੱਕ ਸਾਬਕਾ ਮੁਲਾਜ਼ਮ ਆਪਣੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਕਾਪੀ ਲਈ ਬੇਨਤੀ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ.
ਤੁਹਾਡੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੇ ਇਹਨਾਂ ਸੰਭਾਵੀ ਵਰਤੋਂ ਅਤੇ ਸੰਭਾਵੀ ਦਰਸ਼ਕਾਂ ਨਾਲ, ਕਿਸੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਵਿੱਚ ਕਿਸੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਇਤਿਹਾਸ ਦੇ ਨਿਰਪੱਖ, ਵਾਸਤਵਿਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸੰਭਾਲਣ ਲਈ ਧਿਆਨ ਰੱਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ. ਸਿੱਟੇ ਵਜੋਂ, ਇਹਨਾਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਉਹਨਾਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਤੇ ਲਾਗੂ ਕਰੋ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਸੰਗਠਨ ਦੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਵਿੱਚ ਰੱਖਦੇ ਹੋ.
ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਦੇ ਸੰਖੇਪਾਂ ਲਈ ਆਮ ਦਿਸ਼ਾ-ਨਿਰਦੇਸ਼
- ਅਮਲੇ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਵਿਚ ਜਾਣਕਾਰੀ ਅਸਲ ਤੱਥ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਸੁਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਜਾਂ ਮਨੁੱਖੀ ਵਸੀਲੇ ਸਟਾਫ ਦੇ ਵਿਚਾਰ; ਰਲਵੇਂ ਨੋਟ; ਚੁਗਲੀ; ਬੇਬੁਨਿਆਦ ਅਫਵਾਹ; ਸਵਾਲਾਂ, ਰਿਪੋਰਟਾਂ, ਜਾਂ ਹੋਰ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਦੋਸ਼ਾਂ ਦਾ ਦੋਸ਼ ਜਿਹੜੇ ਬੇ-ਦ੍ਰਿੜ੍ਹ ਹਨ; ਦੋਸ਼ਾਂ ਦਾ ਪਿੱਛਾ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਗਿਆ, ਜਾਂਚ ਕੀਤੀ ਗਈ, ਅਤੇ ਸਿੱਟਾ ਕੱਢਿਆ; ਅਤੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਹੋਰ ਗੈਰ-ਤੱਥ ਜਾਣਕਾਰੀ, ਟਿੱਪਣੀ ਜਾਂ ਨੋਟਾਂ ਨੂੰ ਕਿਸੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਰੱਖਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ.
ਐਮਰਜੈਂਸੀ ਟਿੱਪਣੀ ਦੇ ਇੱਕ ਸਭ ਤੋਂ ਭੈੜੇ ਉਦਾਹਰਣਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ, ਜੋ ਕਿ ਇੱਕ ਐਚਆਰ ਮੈਨੇਜਰ ਨੂੰ ਇੱਕ ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡ ਵਿੱਚ ਦਰਜ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ, ਇੱਕ ਭਰਤੀ ਮੈਨੇਜਰ ਦੇ ਇੰਟਰਵਿਊ ਨੋਟਸ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ. ਇਕ ਨੇ ਕਿਹਾ: "ਲੋੜ ਪੈਣ ਤੇ ਪੌੜੀਆਂ ਚੜ੍ਹ ਕੇ ਅਤੇ ਥੱਲਿਓਂ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ." ਕਰਮਚਾਰੀ, ਇਕ ਅਟਾਰਨੀ ਅਤੇ ਭਵਿੱਖ ਵਿਚ ਕੰਮ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਅਤੇ ਸੁਪਰਵਾਈਜ਼ਰਾਂ ਦੀਆਂ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹਦਿਆਂ ਦੇਖੋ.
ਇਕ ਹੋਰ ਕੰਪਨੀ ਵਿਚ ਮੈਨੇਜਰ ਨੇ ਅਸ਼ੁੱਭਤ ਨੋਟਿਸ ਲਏ ਸਨ ਕਿ ਮੈਨੇਜਰ ਅਤੇ ਹੋਰਾਂ ਨੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਜਿਵੇਂ ਕਿ "ਮੈਰੀ ਦਾ ਗੁੱਸਾ ਭੜਕਿਆ ਸੀ ਕਿਉਂਕਿ ਉਸ ਨੇ ਕੋਈ ਵਾਧਾ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ. ਸਮੱਸਿਆ ਦੇਖੋ?
- ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਸੋਚ ਸਮਝ ਕੇ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਫਾਈਲ ਸਥਾਨਾਂ ਨੂੰ ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ. ਸਟੇਟ ਅਤੇ ਫੈਡਰਲ ਕਾਨੂੰਨਾਂ , ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਕਾਨੂੰਨਾਂ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਹੈਲਥ ਇੰਸ਼ੋਰੈਂਸ ਪੋਰਟੇਬਿਲਟੀ ਅਤੇ ਅਕਾਊਂਟੇਬਿਲਿਟੀ ਐਕਟ ਆਫ਼ 1996 (ਐਚਆਈਪੀਏਏਏ) , ਅਤੇ ਰੋਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ ਦੀਆਂ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਅਭਿਆਸਾਂ ਦੇ ਅਧਾਰ ਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਲਈ ਇਕ ਪ੍ਰੋਟੋਕੋਲ ਦਾ ਪਤਾ ਲਾਓ .
ਫਿਰ, ਪ੍ਰੋਟੋਕੋਲ ਨਾਲ ਰਹੋ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਡਾਕਟਰੀ ਫਾਈਲ ਵਿਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਵਿਚ ਰਲਵੇਂ ਡਾਕਟਰ ਦੇ ਬਹਾਨੇ ਲੱਭਣਾ ਨਹੀਂ ਚਾਹੁੰਦੇ. ਨਾ ਹੀ, ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਪੈਰੋਲ ਫਾਈਲ ਵਿਚ ਕਿਸੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਤਰੱਕੀ ਲਈ ਤਰਕ ਅਤੇ ਤਰਕਸੰਗਤ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ?
ਤੁਸੀਂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਵਿਚ ਸਾਬਕਾ ਨਿਯੋਕਤਾਵਾਂ ਦੇ ਨਾਲ ਵਿਚਾਰ-ਵਟਾਂਦਰੇ ਤੋਂ ਪਿਛੋਕੜ ਦੀ ਜਾਂਚ ਜਾਂ ਨੋਟ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਕਿਸੇ ਭਰਤੀ ਦੇ ਫੈਸਲੇ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਵੀ ਨਹੀਂ ਚਾਹੁੰਦੇ.
- ਸੁਪਰਵਾਇਜ਼ਰ, ਮੈਨੇਜਰ ਅਤੇ ਹੋਰ ਕਰਮਚਾਰੀ ਜਿਹੜੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਵਿਚ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਰੱਖਦੇ ਹਨ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀ ਲਿਖਣ ਲਈ ਸਿਖਲਾਈ ਦਿੱਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ. ਕਿਸੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ ਦੱਸਣਾ ਕਿ ਇਹ ਅਫਸੋਸ ਹੈ ਕਿ ਕਰਮਚਾਰੀ ਮੁਕੰਮਲ ਡੈਡੀਬੀਟ ਸੀ , ਤੁਹਾਡੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਕਿਸੇ ਵੀ ਇਨਾਮ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਨਹੀਂ ਮਿਲੇਗਾ, ਪਰ ਨਿਰਪੱਖ ਨਿਗਰਾਨੀ ਕਰਨ ਵਾਲਿਆਂ ਨੂੰ ਅਜਿਹੇ ਬਿਆਨ ਲਿਖਣ ਲਈ ਜਾਣਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ.
ਬਿਹਤਰ ਅਜੇ ਤੱਕ, ਆਪਣੇ HR ਸਟਾਫ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਫਾਈਲਾਂ ਤਕ ਪਹੁੰਚ ਨੂੰ ਸੀਮਿਤ ਕਰੋ ਜੋ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹੈ ਅਤੇ ਜਾਣਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ ਕੀ ਅਤੇ ਕੀ ਨਹੀਂ ਰੱਖਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ. - ਕਿਸੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਇਤਿਹਾਸ ਦੇ ਸਕਾਰਾਤਮਕ ਅਤੇ ਨਕਾਰਾਤਮਕ ਪਹਿਲੂ ਦੋਨਾਂ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ਲਈ ਤੁਸੀਂ ਅਮਲੇ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਵਿੱਚ ਦਰਜ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਸੰਤੁਲਿਤ ਕਰੋ . ਬਹੁਤ ਵਾਰ, ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਹਰ ਨਕਾਰਾਤਮਕ ਘਟਨਾ ਤੇ ਜ਼ੋਰ ਦਿੰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਸਕਾਰਾਤਮਕ ਹਿੱਸਿਆਂ ਨੂੰ ਮਹਿਸੂਸ ਕਰਦੇ ਹਨ.
- ਸੁਪਰਵਾਈਜ਼ਰ ਦੇ ਆਪਣੇ ਨੋਟਿੰਗ ਸਟਾਫ਼ ਅਤੇ ਸਰਕਾਰੀ ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਵਿਚਾਲੇ ਫਰਕ ਨੂੰ ਪਛਾਣੋ. ਸੁਪਰਵਾਈਜ਼ਰ ਦੀਆਂ ਸੂਚਨਾਵਾਂ ਜੋ ਕਾਰਗੁਜ਼ਾਰੀ ਵਿਚ ਸੁਧਾਰ ਲਈ ਵਰਤੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਅਤੇ ਟੀਚਿਆਂ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਨ ਲਈ ਅਤੇ ਉਭਾਰਨ ਅਤੇ ਕਾਰਗੁਜ਼ਾਰੀ ਦੇ ਵਿਕਾਸ ਦੀਆਂ ਯੋਜਨਾਵਾਂ ਨੂੰ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਨ ਲਈ, ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਇਕ ਸੁਪਰਵਾਈਜ਼ਰ ਦੀ ਨਿੱਜੀ ਫਾਈਲ ਵਿਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ, ਨਾ ਕਿ ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਸਰਕਾਰੀ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਵਿਚ.
ਇਸ ਗੱਲ ਨੂੰ ਵੀ ਪਛਾਣੋ ਕਿ ਸੁਪਰਵਾਈਜ਼ਰ ਨੂੰ ਸਿਖਲਾਈ ਦੇਣ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੈ ਕਿ ਨੋਟਿਸ ਕਿਵੇਂ ਲਵੇ ਅਤੇ ਆਪਣੀ ਮੈਨੇਜਮੈਂਟ ਫਾਈਲ ਵਿਚ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਕਿਵੇਂ ਬਣਾਏ ਰੱਖੋ . ਤੱਥਾਂ, ਨਾ ਰਾਇ, ਅਤੇ ਖਾਸ ਉਦਾਹਰਨਾਂ ਲਈ ਉਸੇ ਮਾਪਦੰਡ, ਸੁਣੀਆਂ ਨਹੀਂ, ਪ੍ਰਾਈਵੇਟ ਨੋਟਸ 'ਤੇ ਲਾਗੂ ਹੁੰਦੇ ਹਨ.
ਸੁਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਦੀਆਂ ਪ੍ਰਾਈਵੇਟ ਨੋਟਾਂ ਨੂੰ ਮੁਕੱਦਮੇ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿਚ ਪੇਸ਼ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਨਿੱਜੀ ਨੋਟਸ ਲਈ ਵੀ ਸਾਵਧਾਨੀ ਦੀ ਸਿਫਾਰਸ਼ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ. ਸੁਪਰਵਾਈਜ਼ਰ ਆਪਣੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਫਾਈਲ ਵਿਚ ਸਰਕਾਰੀ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਵਿਚ ਮੌਜੂਦ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਕਾਪੀ ਰੱਖਣ ਦੀ ਸਿਫਾਰਸ਼ ਨਹੀਂ ਕਰਦੇ.
- ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਅਤੇ ਇੰਟਰਵਿਊ ਦੇ ਨੋਟਿਸਾਂ ਨੂੰ ਕਿਰਾਏ 'ਤੇ ਲੈਣਾ ਇੱਕ ਘੇਰਾਬੰਦੀ ਦਾ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਜਿਹਾ ਪੇਸ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਅਭਿਆਸ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਉਸ ਹਰ ਸਥਿਤੀ ਲਈ ਇਕ ਵੱਖਰੀ ਫਾਇਲ ਬਣਾਈ ਰੱਖਣੀ ਹੈ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਨੌਕਰੀ ਤੋਂ ਪੁਜ਼ੀਸ਼ਨ ਨੂੰ ਸੰਦਰਭ ਪੜਤਾਲ ਨਾਲ ਭਰਨ ਲਈ ਸਬੰਧਤ ਸਾਰੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ. ਬਿਨੈਕਾਰਾਂ ਦੇ ਮੁੜ ਸ਼ੁਰੂ, ਕਵਰ ਲੈਟਰ ਅਤੇ ਅਰਜ਼ੀਆਂ ਇਸ ਫ਼ਾਈਲ ਵਿਚ ਹਨ, ਪਰ ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀਆਂ ਅਰਜ਼ੀਆਂ ਨੂੰ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਵਿਚ ਭੇਜ ਦੇਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ.
ਇਸ ਫਾਈਲ ਵਿਚ ਉਹ ਆਧਿਕਾਰਿਕ ਚੈਕਲਿਸਟ ਅਤੇ ਫਾਰਮ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜੋ ਕਿਸੇ ਸੰਭਾਵੀ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀਆਂ ਯੋਗਤਾਵਾਂ ਦੇ ਨਿਰਪੱਖ ਨੁਮਾਇੰਦਗੀ ਲਈ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਸਭ ਤੋਂ ਯੋਗ ਉਮੀਦਵਾਰਾਂ ਨੂੰ ਨਿਯੁਕਤ ਕਰਨ ਦੇ ਤੁਹਾਡੇ ਫੈਸਲੇ ਦਾ ਸਮਰਥਨ ਕਰਦੇ ਹਨ. ਭਰਤੀ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੌਰਾਨ ਭਰਤੀ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮਾਂ ਅਤੇ ਨਿਯਮਾਂ ਨੂੰ ਇਸ ਫਾਈਲ ਵਿਚ ਸ਼ਾਮਲ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ. ਹਿਊਮਨ ਰਿਸੋਰਸ ਇਨ੍ਹਾਂ ਨੋਟਸ ਨੂੰ ਇਕ ਰੋਜ਼ਗਾਰ ਦੇ ਫੈਸਲੇ 'ਤੇ ਪੂਰੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸਾਂਭਣ ਲਈ ਇਕੱਠੀ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਪਰ ਉਹ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਵਿਚ ਨਹੀਂ ਹਨ.
- ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਦੇ ਫੈਸਲਿਆਂ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਤਰੱਕੀ , ਪਾਸੇ ਦੇ ਮੌਕੇ ਨੂੰ ਟ੍ਰਾਂਸਫਰ , ਅਤੇ ਤਨਖਾਹ ਵਾਧੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ ਬਾਰੇ ਅਸਲ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ . ਮੁਲਾਜ਼ਮ ਬਾਰੇ ਸੁਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਜਾਂ ਐੱਚ. ਆਰ. ਦੀ ਰਾਇ ਨਹੀਂ ਕਰਦੇ. ਸਰਕਾਰੀ ਅਨੁਸ਼ਾਸਨੀ ਕਾਰਵਾਈ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਇੱਕ ਲਿਖਤੀ ਚੇਤਾਵਨੀ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਵਿਚ ਹੈ.
ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀਆਂ ਖਾਸ ਉਦਾਹਰਨਾਂ ਜੋ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ
ਹੇਠ ਲਿਖੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਰੱਖੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ. ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ ਇੱਕ ਵੱਖਰੀ ਫਾਈਲ ਦੀ ਲੋੜ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਨੂੰ ਸੁਪਰਵਾਈਜ਼ਰੀ ਜਾਂ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਨੋਟਸ ਦੇ ਤੌਰ ਤੇ ਵੰਿਡਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਜਾਂ ਇਸਨੂੰ ਕਿਸੇ ਨਿਯੋਕਤਾ ਦੁਆਰਾ ਨਹੀਂ ਰੱਖਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ
- ਕੋਈ ਵੀ ਡਾਕਟਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਮੈਡੀਕਲ ਫਾਈਲ ਵਿਚ ਹੈ
- ਤਨਖਾਹ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪੇਰੋਲ ਫਾਈਲ ਵਿਚ ਹੈ
- ਕਰਮਚਾਰੀ ਸੋਸ਼ਲ ਸਿਕਿਉਰਿਟੀ ਨੰਬਰ ਜਾਂ ਮੁਲਾਜ਼ਮ ਦੀ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਵਰਗੀਕਰਣ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਉਮਰ, ਨਸਲ, ਲਿੰਗ, ਰਾਸ਼ਟਰੀ ਮੂਲ, ਅਪਾਹਜਤਾ, ਵਿਆਹੁਤਾ ਸਥਿਤੀ, ਧਾਰਮਿਕ ਵਿਸ਼ਵਾਸਾਂ ਅਤੇ ਇਸ ਬਾਰੇ ਹੋਰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਵਿਚ ਨਹੀਂ ਰੱਖਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ.
- ਕਿਸੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਕੰਮ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ, ਟੀਚਿਆਂ ਨੂੰ ਤੈਅ ਕਰਨ, ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੇ ਗਏ ਫੀਡਬੈਕ ਅਤੇ ਇਸ ਲਈ ਅੱਗੇ ਇਕ ਪ੍ਰਾਈਵੇਟ, ਸੁਪਰਵਾਈਜ਼ਰ ਜਾਂ ਮੈਨੇਜਰ-ਮਲਕੀਅਤ ਵਾਲੇ ਫੋਲਡਰ ਵਿਚ ਦਾਇਰ ਕਰਨ ਲਈ ਸੁਪਰਵਾਈਜ਼ਰੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ .
- ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀਆਂ ਸ਼ਿਕਾਇਤਾਂ, ਗਵਾਹੀਆਂ ਦੇ ਇੰਟਰਵਿਊਆਂ, ਮੁਲਾਜ਼ਮ ਇੰਟਰਵਿਊ, ਲੱਭਤਾਂ, ਅਟਾਰਨੀ ਦੀਆਂ ਸਿਫਾਰਸ਼ਾਂ ਅਤੇ ਰੈਜ਼ੋਲੂਸ਼ਨ ਸਮੇਤ ਜਾਂਚ ਸਮੱਗਰੀ , ਕਿਸੇ ਜਵਾਬੀ ਸੁਨਿਸ਼ਚਿਤ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ, ਇੱਕ ਜਾਂਚ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ ਨਿਵਾਸ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਜੋ ਕਿ ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਤੋਂ ਵੱਖ ਹੈ.
- ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਤੋਂ ਦੂਰ, ਇੱਕ I-9 ਫਾਈਲ ਜਾਂ ਸਥਾਨ ਵਿੱਚ ਕਰਮਚਾਰੀ I-9 ਫਾਰਮਾਂ ਦਾ ਫਾਈਲ .
- ਅਪਰਾਧਿਕ ਇਤਿਹਾਸ, ਕ੍ਰੈਡਿਟ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਅਤੇ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਅੱਗੇ, ਅਤੇ ਡਰੱਗ ਟੈਸਟਿੰਗ ਦੇ ਨਤੀਜਿਆਂ ਸਮੇਤ ਇੱਕ ਵੱਖਰੀ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ ਪਿਛੋਕੜ ਜਾਂਚ ਕਰੋ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਸੁਪਰਵਾਈਜ਼ਰ, ਮੈਨੇਜਰ ਅਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਪਹੁੰਚ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦੇ. SHRM ਇਸ ਵੱਖਰੀ ਫਾਇਲ ਦੀ ਸਿਫਾਰਸ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਾਂ ਇਹ ਸਿਫਾਰਸ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਜਾਣਕਾਰੀ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਮੈਡੀਕਲ ਫਾਈਲ ਵਿਚ ਵੀ ਦਰਜ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ.
- ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਬਰਾਬਰ ਮੌਕੇ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਜਿਵੇਂ ਸਵੈ-ਪਛਾਣ ਫਾਰਮ ਅਤੇ ਸਰਕਾਰੀ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਨੂੰ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਵਿਚ ਨਹੀਂ ਰੱਖਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਅਤੇ ਨਾ ਹੀ ਸੁਪਰਵਾਈਜ਼ਰ ਦੀ ਪਹੁੰਚ ਵੀ ਹੋਵੇ.
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇਹਨਾਂ ਦਿਸ਼ਾ ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਡਾ ਸੰਗਠਨ ਢੁਕਵੇਂ ਸਥਾਨਾਂ ਵਿੱਚ ਤੱਥਾਂ, ਸਮਰਥਨਯੋਗ ਰੋਜ਼ਗਾਰ ਦੇ ਇਤਿਹਾਸ ਅਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵੀ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਸੰਭਾਲ ਰਿਹਾ ਹੈ.
ਬੇਦਾਅਵਾ: ਕਿਰਪਾ ਕਰਕੇ ਨੋਟ ਕਰੋ ਕਿ ਪ੍ਰਮਾਣਿਤ ਅਤੇ ਪ੍ਰਮਾਣਿਕਤਾ ਲਈ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੀ ਜਾਣ ਵਾਲੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਪ੍ਰਮਾਣਿਕਤਾ ਨਹੀਂ ਹੈ. ਸਾਈਟ ਇੱਕ ਵਿਸ਼ਵ-ਵਿਆਪੀ ਦਰਸ਼ਕਾਂ ਦੁਆਰਾ ਪੜ੍ਹੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਕਾਨੂੰਨ ਅਤੇ ਨਿਯਮ ਰਾਜ ਤੋਂ ਰਾਜ ਅਤੇ ਦੇਸ਼ ਤੋਂ ਦੇਸ਼ ਤੱਕ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਹੁੰਦੇ ਹਨ. ਕ੍ਰਿਪਾ ਕਰਕੇ ਕਾਨੂੰਨੀ ਮਦਦ ਜਾਂ ਰਾਜ, ਫੈਡਰਲ, ਜਾਂ ਅੰਤਰਰਾਸ਼ਟਰੀ ਸਰਕਾਰੀ ਸਰੋਤਾਂ ਤੋਂ ਸਹਾਇਤਾ ਲਓ, ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਕਾਨੂੰਨੀ ਵਿਆਖਿਆ ਨੂੰ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਕਰੇ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਸਥਾਨ ਲਈ ਫੈਸਲ ਸਹੀ ਹੋਵੇ. ਇਹ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸੇਧ, ਵਿਚਾਰ ਅਤੇ ਸਹਾਇਤਾ ਲਈ ਹੈ.