ਕਿਸ ਕਰਮਚਾਰੀ ਆਪਣੇ ਅਮਲਾ ਫਾਇਲ ਨੂੰ ਵੇਖਣ ਲਈ ਪਹੁੰਚ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ?
ਕਿਉਂਕਿ ਕਰਮਚਾਰੀ ਜਾਣਦੇ ਹਨ ਕਿ ਇਹ ਰਿਕਾਰਡ ਮੌਜੂਦ ਹਨ, ਉਹ ਸਮੇਂ ਸਮੇਂ ਤੇ ਇਹ ਵੇਖਣ ਲਈ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹਨ ਕਿ ਫਾਈਲ ਕਿਸ ਵਿਚ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹੈ.
ਕਰਮਚਾਰੀ (ਅਤੇ ਸਾਬਕਾ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਪਹੁੰਚ) ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਨਾ ਹੈ, ਇਸ ਬਾਰੇ ਫੈਸਲਾ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ ਤੁਹਾਡੇ ਬਿਜਨਸ ਤੇ ਲਾਗੂ ਹੋਣ ਵਾਲੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਕਾਨੂੰਨ ਨੂੰ ਧਿਆਨ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ.
ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਸੂਬਿਆਂ ਵਿੱਚ ਕਾਨੂੰਨ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਮੌਜੂਦਾ ਅਤੇ ਸਾਬਕਾ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਲਈ ਫਾਈਲ ਦੇ ਖਾਸ ਭਾਗਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਕੰਪਨੀ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੁੰਦੀ ਹੈ. ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਕਿ ਤੁਹਾਡੀ ਪਾਲਿਸੀ ਸਾਰੇ ਕਾਨੂੰਨਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਦੀ ਹੈ , ਤੁਹਾਡੇ ਰੋਜ਼ਗਾਰ ਅਟਾਰਨੀ ਤੋਂ ਪਤਾ ਕਰੋ.
ਫੈਡਰਲ ਕਾਨੂੰਨ, ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਇਹ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ ਕਿ ਅਪਾਹਜਪੁਣੇ ਵਾਲੇ ਅਮਰੀਕੀਆਂ ਨਾਲ ਸੰਬੰਧਿਤ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਤੋਂ ਅਲੱਗ ਰੱਖਿਆ ਜਾਵੇ. ਜੇ ਤੁਹਾਡੀ ਕੰਪਨੀ HIPAA ਦੇ ਅਧੀਨ ਹੈ, ਤਾਂ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਤੁਹਾਡਾ ਮੈਡੀਕਲ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣਾ ਇਸ ਦੇ ਨਾਲ ਹੀ ਇਸਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰ ਰਿਹਾ ਹੈ
ਤੁਹਾਡੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਫਾਈਲ ਵਿਚ ਵੇਖਣ ਦੀ ਇਜ਼ਾਜਤ ਦੇਣ ਲਈ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਬਹੁਤ ਕੁਝ ਛੁਟਕਾਰਾ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ. ਪਰ, ਇਹ ਗੱਲ ਧਿਆਨ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ ਕਿ ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਦੇ ਹੋ ਕਿ ਕਿਸੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ ਕੁਝ ਖਾਸ ਜਾਣਕਾਰੀ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਪ੍ਰਾਪਤ ਨਹੀਂ ਹੋ ਸਕਦੀ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਸੰਦਰਭ ਜਾਂਚਾਂ, ਤਾਂ ਜੋ ਇੱਕ ਮੁਕੱਦਮੇ ਦੇ ਮਾਮਲੇ ਵਿੱਚ ਜਾਣਕਾਰੀ ਖੋਜਣਯੋਗ ਹੈ
ਇਸ ਲਈ, ਆਪਣੇ ਸਟਾਫ ਨੂੰ ਸਹੀ-ਸਹੀ ਗੱਲਾਂ ਦਰਜ ਕਰਨ ਅਤੇ ਹਰ ਸਮੇਂ ਕਾਨੂੰਨ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਨ ਦਾ ਆਦੇਸ਼ ਦਿਉ. ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਅੰਦਰੂਨੀ ਚੁਟਕਲੇ ਜਾਂ ਨਫ਼ਰਤ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਲਈ ਜਗ੍ਹਾ ਨਹੀਂ ਹਨ.
ਇਹ ਕਾਨੂੰਨ ਦੀ ਅਦਾਲਤ ਵਿਚ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਨਹੀਂ ਚੱਲਦੇ.
ਇੱਕ ਆਮ ਨਿਯਮ ਦੇ ਤੌਰ ਤੇ, ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਲਈ ਇਕ ਗੇਟਕੀਪਰ ਹੋਣ ਨਾਲ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕਾਰਜਾਂ ਦਾ ਪਾਲਣ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ ਅਤੇ ਇਕਸਾਰਤਾ ਹੈ. ਤੁਸੀਂ ਨਹੀਂ ਚਾਹੁੰਦੇ ਕਿ ਕੋਈ ਐਚਆਰ ਮੈਨੇਜਰ ਮੈਨੇਜਰ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ਰਿਕਾਰਡ ਵਾਪਸ ਆਪਣੇ ਡੈਸਕ ਤੇ ਲੈ ਜਾਣ ਦੀ ਇਜ਼ਾਜਤ ਦੇਵੇ, ਜਦੋਂ ਕਿ ਦੂਸਰਾ ਕੋਈ ਵੀ ਇਨਕਾਰ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ.
ਹਰ ਇੱਕ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਰੋਤ ਦੁਆਰਾ ਜਾਣ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੈ, ਚੀਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਇਕਸਾਰ ਅਤੇ ਕਾਨੂੰਨੀ ਰੱਖਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ.
ਿਰਕਾਰਡਾਂ ਅਤੇ ਿਰਕਾੱਰਡ ਰੱਖਣਾ ਅਤੇ ਪਹੁੰਚ ਨਾਲ ਸੰਬੰਧਤ ਕਾਨੂੰਨ ਬਹੁਤ ਮੁਸ਼ਿਕਲ ਹਨ. ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਅਪ ਟੂ ਡੇਟ ਰਹੋ.
ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੀ ਪਾਲਿਸੀ ਤੁਹਾਡੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਲਈ ਇਕ ਚੰਗੀ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਹੈ , ਪਰ ਇਹ ਯਾਦ ਰੱਖੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਰਾਜ ਅਤੇ ਸਥਾਨਕ ਕਾਨੂੰਨਾਂ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਹੋ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ.
ਸੈਂਪਲ ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡ ਪਹੁੰਚ ਨੀਤੀ
ਸਾਰੇ ਕਰਮਚਾਰੀ, ਸਾਬਕਾ ਕਰਮਚਾਰੀ, ਅਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਨੁਮਾਇੰਦੇ ਆਪਣੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀਆਂ ਕੁਝ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਵੇਖ ਸਕਦੇ ਹਨ. ਦਸਤਾਵੇਜ਼, ਜੋ ਕਿ ਮੁਲਾਜ਼ਮ ਦੀ ਯੋਗਤਾ ਨਾਲ ਸੰਬੰਧਤ ਹੈ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ, ਪ੍ਰੋਮੋਸ਼ਨ , ਅਨੁਸ਼ਾਸਨੀ ਕਾਰਵਾਈ , ਅਤੇ ਟ੍ਰਾਂਸਫਰ ਨੂੰ ਦੇਖਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ . ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਕਰਮਚਾਰੀ ਫੌਰਮਾਂ ਅਤੇ ਸਿਖਲਾਈ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਬੰਦ ਕਰਨ ਦੀ ਨੀਤੀ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ.
ਜਿਹੜੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਉਹ ਵਿਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ ਰੈਫਰੈਂਸ ਜਾਂ ਰੈਫਰੈਂਸ ਚੈੱਕ, ਮੈਨੇਜਮੈਂਟ ਦੁਆਰਾ ਕੀਤੇ ਗਏ ਕਿਸੇ ਵੀ ਜਾਂਚ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ, ਮੈਡੀਕਲ ਰਿਕਾਰਡ, ਅਦਾਲਤੀ ਕਾਰਵਾਈ ਨਾਲ ਜੁੜੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼, ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੀ ਗੁਪਤਤਾ ਦੀ ਉਲੰਘਣਾ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਅਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਯੋਜਨਾ ਲਈ ਵਰਤੇ ਜਾਂਦੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼.
ਵਿਧੀ
ਇੱਕ ਕਰਮਚਾਰੀ, ਜੋ ਆਪਣੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਦੀ ਪ੍ਰਵਾਨਤ ਸਮਗਰੀ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਮਨੁੱਖੀ ਵਸੀਲਿਆਂ ਨਾਲ 24 ਘੰਟੇ ਦੇ ਨੋਟਿਸ (ਹਫਤੇ ਦੇ ਅੰਤ ਵਿਚ ਸ਼ਾਮਲ) ਨਾਲ ਸੰਪਰਕ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ. ਸਾਬਕਾ ਕਰਮਚਾਰੀ, ਜਾਂ ਮਾਨਵੀ ਸੰਸਾਧਨਾਂ ਦੇ ਸਟਾਫ ਨੂੰ ਅਣਜਾਣ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ, ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀ ਫਾਈਲ ਨੂੰ ਐਕਸੈਸ ਕਰਨ ਦੀ ਪਛਾਣ ਅਤੇ / ਜਾਂ ਪ੍ਰਮਾਣਿਕਤਾ ਪੇਸ਼ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ.
ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਮਨੁੱਖੀ ਸੰਸਾਧਨਾਂ ਦੇ ਸਟਾਫ ਵਿਅਕਤੀ ਦੀ ਹਾਜ਼ਰੀ ਵਿਚ ਆਪਣੇ ਜੱਦੀ ਫਾਈਲਾਂ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ.
ਕਰਮਚਾਰੀ ਦਫਤਰ ਤੋਂ ਕਿਸੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਹਿੱਸੇ ਨੂੰ ਨਹੀਂ ਹਟਾ ਸਕਦੇ.
ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਦੀ ਫੋਟੋ ਕਾਪੀਆਂ ਜਾਂ ਫਾਈਲ ਦੇ ਹਿੱਸੇ ਲਈ ਬੇਨਤੀ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ. ਕਾਰਨ ਦੇ ਅੰਦਰ, ਮਨੁੱਖੀ ਸਰੋਤ ਦਾ ਸਟਾਫ ਵਿਅਕਤੀ ਫੋਟੋ ਕਾਪੀਆਂ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰੇਗਾ. ਵਿਆਪਕ ਕਾਪੀ ਕਰਨ ਲਈ, ਮੁਲਾਜ਼ਮ ਨੂੰ ਫੋਟੋਕਾਪੀਆਂ ਲਈ ਭੁਗਤਾਨ ਕਰਨ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੋਏਗੀ.
ਜੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਆਪਣੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਵਿਚ ਇਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਤੋਂ ਨਾਖੁਸ਼ ਹੈ, ਮਾਨਵ ਸੰਸਾਧਨਾਂ ਦੇ ਸਟਾਫ ਵਿਅਕਤੀ ਦੀ ਮੌਜੂਦਗੀ ਵਿਚ, ਕਰਮਚਾਰੀ ਇਕ ਸਪਸ਼ਟੀਕਰਨ ਜਾਂ ਸਪਸ਼ਟੀਕਰਨ ਲਿਖ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸ ਨੂੰ ਵਿਵਾਦਗ੍ਰਸਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨਾਲ ਜੋੜ ਸਕਦਾ ਹੈ. ਕਿਸੇ ਵੀ ਹਾਲਾਤ ਵਿਚ ਐਚ.ਆਰ. ਸਟਾਫ ਜਾਂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਅਸਲ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ ਬਦਲ ਨਹੀਂ ਸਕੇਗਾ.
ਕਰਮਚਾਰੀ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਤੋਂ ਇੱਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ ਹਟਵਾਉਣ ਲਈ ਵੀ ਕਹਿ ਸਕਦਾ ਹੈ. ਜੇ ਹਿਊਮਨ ਰਿਸੋਰਸ ਸਟਾਫ਼ ਦਾ ਵਿਅਕਤੀ ਇਸ ਲਈ ਸਹਿਮਤ ਹੈ ਤਾਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ ਹਟਾ ਦਿੱਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ.
ਜੇ ਮਨੁੱਖੀ ਸੰਸਾਧਨਾਂ ਦੇ ਸਟਾਫ ਦਾ ਵਿਅਕਤੀ ਅਸਹਿਮਤ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਹ ਮਾਮਲਾ ਕੰਪਨੀ ਓਪਨ ਡੋਰ ਨੀਤੀ ਵਿਚ ਦੱਸੇ ਢੰਗ ਨਾਲ ਅਪੀਲ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ.