ਸਮਾਰਟ ਮਾਲਕ ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡ ਲਈ 4 ਵੱਖ ਵੱਖ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਕਾਇਮ ਰੱਖਦੇ ਹਨ
ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡ ਦੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲਾਂ
ਹਰੇਕ ਕਰਮਚਾਰੀ ਲਈ ਇੱਕ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਬਣਾਈ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਇਨ੍ਹਾਂ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਵਿੱਚ ਗੁਪਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਮਨੁੱਖੀ ਸਰੋਤ ਸਟਾਫ ਦੁਆਰਾ ਪ੍ਰਬੰਧਿਤ ਅਤੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ.
ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਮਾਲਕਾਂ, ਕਰਮਚਾਰੀ ਅਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਮੈਨੇਜਰ ਦੁਆਰਾ ਵਰਤੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਮੁੱਖ ਮੁਲਾਜ਼ਮ ਰਿਕਾਰਡ ਹਨ, ਕੁਝ ਕੰਪਨੀਆਂ ਵਿੱਚ.
ਦੂਜਿਆਂ ਵਿਚ- ਅਤੇ ਇਹ ਸਿਫ਼ਾਰਿਸ਼ ਕੀਤਾ ਪਹੁੰਚ ਹੈ- ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਦੀ ਪਹੁੰਚ ਐਚ.ਆਰ. ਤਕ ਸੀਮਤ ਹੈ ਅਤੇ ਮੁਲਾਜ਼ਮਾਂ ਦੀ ਨਿਗਰਾਨੀ ਹੇਠ ਹੈ.
ਕਿਸੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ ਖਾਸ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ , ਇਕ ਪਰਿਵਾਰ ਦਾ ਐਮਰਜੈਂਸੀ ਸੰਪਰਕ ਫਾਰਮ, ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਅਨੁਸ਼ਾਸਨੀ ਕਾਰਵਾਈ ਦਾ ਇਤਿਹਾਸ, ਇਕ ਰੈਜ਼ਿਊਮੇ, ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਕਿਤਾਬਾਂ ਦੀ ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੁਆਰਾ ਬੰਦ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ ਸਾਈਨ ਆਫ ਸ਼ੀਟ, ਨਿਯਮਤ ਮੁਲਾਂਕਣ, ਨੌਕਰੀ ਦੇ ਮੁਲਾਂਕਣ ਜਾਂ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਨ ਵਿਕਾਸ ਯੋਜਨਾ, ਸਿਖਲਾਈ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਅਤੇ ਹਾਜ਼ਰੀ ਪ੍ਰਮਾਣ, ਅਤੇ ਹਰੇਕ ਮੁਲਾਜ਼ਮ ਬਾਰੇ ਮੌਜੂਦਾ ਨਿੱਜੀ ਸੰਪਰਕ ਜਾਣਕਾਰੀ.
ਸਾਰੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲਾਂ ਵਿਚ ਇੱਕੋ ਜਿਹੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੇ ਪਰ ਹਰੇਕ ਕਰਮਚਾਰੀ ਕੋਲ ਕੁਝ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜੋ ਇੱਕੋ ਜਿਹੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ. ਕਿਸੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਕਾਰਗੁਜ਼ਾਰੀ ਦਾ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀਕਰਨ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਵਿਚ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਇਹ ਅਨੁਸ਼ਾਸਨੀ ਕਾਰਵਾਈ, ਇੱਕ ਪੁਰਸਕਾਰ, ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਵਧੀਆ ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਦੇ ਕੁਝ ਹੋਰ ਚਿੰਨ੍ਹ ਦੀ ਉਲੰਘਣਾ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ.
ਅਜਿਹੇ ਰੋਜ਼ਾਨਾਂ ਦੇ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਨ ਦੇ ਨੋਟਾਂ ਨੂੰ ਉਹ ਫਾਈਲ ਵਿਚ ਸ਼ਾਮਿਲ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ ਜੋ ਕਿ ਮੈਨੇਜਰ ਆਪਣੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਨ, ਟੀਚਿਆਂ ਅਤੇ ਯੋਗਦਾਨਾਂ 'ਤੇ ਨਜ਼ਰ ਰੱਖਦੇ ਹਨ.
ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡ ਦੇ ਤਨਖਾਹ ਫਾਈਲਾਂ
ਤਨਖਾਹਾਂ ਦੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਵੀ ਬਰਕਰਾਰ ਰੱਖਦੀਆਂ ਹਨ ਪੇਰੋਲ ਫਾਈਲਾਂ ਵਿਚ ਮੁਲਾਜ਼ਮ ਦੀਆਂ ਨੌਕਰੀਆਂ, ਵਿਭਾਗਾਂ, ਮੁਆਵਜ਼ੇ ਦੇ ਬਦਲਾਅ, ਗਾਰਨਿਸ਼ਮੈਂਟ, ਕਰਜ਼ੇ ਅਤੇ ਹੋਰ ਕਿਸੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ ਭੁਗਤਾਨ ਕਰਨ ਅਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਮੁਆਵਜ਼ੇ ਦੇ ਇਤਿਹਾਸ ਦੀ ਇਕ ਕਾਪੀ ਰੱਖਣ ਲਈ ਜ਼ਰੂਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦਾ ਇਤਿਹਾਸ ਹੁੰਦਾ ਹੈ.
ਪੈਰੋਲ ਫਾਈਲ ਵਿਚ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੁਆਰਾ ਭਰੇ ਗਏ ਸਰਕਾਰੀ ਫਾਰਮ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਡਬਲਯੂ-2, ਡਬਲਯੂ -4, ਅਤੇ ਸੋਸ਼ਲ ਸਕਿਉਰਿਟੀ ਰੋਕਥਾਮ ਦਸਤਾਵੇਜਾਂ ਦਾ ਇਤਿਹਾਸ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਵੇਗਾ. ਫਾਈਲ ਵਿਚ ਮੁਲਾਜ਼ਮ ਲਾਭਾਂ ਅਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਪੇਚੈਕ ਤੋਂ ਭੁਗਤਾਨ ਨੂੰ ਵਾਪਸ ਲੈਣ ਦੀ ਆਗਿਆ ਵੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਵੇਗੀ.
ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡ ਦੀਆਂ ਮੈਡੀਕਲ ਫਾਈਲਾਂ
ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਮੈਡੀਕਲ ਫਾਈਲ ਨੂੰ ਨਿਯੋਕਤਾ ਦੁਆਰਾ ਵੀ ਸਾਂਭਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ. ਮੈਡੀਕਲ ਫਾਈਲ ਵਿਚ ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡ ਮਨੁੱਖੀ ਵਸੀਲਿਆਂ ਦੇ ਨਾਮਜ਼ਦ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਅਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ ਕਿਸੇ ਵੀ ਵਿਅਕਤੀ ਲਈ ਉਪਲਬਧ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜਿਸ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਨੂੰ ਫਾਈਲ ਵਿਚ ਰੱਖਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ. ਮੈਡੀਕਲ ਫਾਈਲਾਂ ਵਿਚ ਡਾਕਟਰ ਦੇ ਨੋਟ, ਐਫਐਮਐਲਏ ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਪੇਪਰਵਰਕ, ਡਰੱਗ ਟੈਸਟ ਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ, ਲੋੜੀਂਦੀ ਸਰੀਰਕ ਜਾਣਕਾਰੀ ਅਤੇ ਅਜਿਹੇ ਹੋਰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜੋ ਕਿਸੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਜਾਂ ਉਸ ਦੇ ਪਰਿਵਾਰਕ ਮੈਂਬਰ ਦੀ ਮੈਡੀਕਲ ਸਿਹਤ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਹੁੰਦੇ ਹਨ.
ਮੈਡੀਕਲ ਫਾਈਲਾਂ, ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਗੁਪਤਤਾ ਕਰਕੇ, ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਧ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਸਟੋਰੇਜ ਅਤੇ ਗੁਪਤਤਾ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ. ਇਹ ਸਿਫਾਰਸ਼ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਕਿ ਮੈਡੀਕਲ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਤਾਲਾਬੰਦ ਫਾਈਲ ਡਰਾਅਰਾਂ ਵਿੱਚ ਰੱਖਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਜੋ ਕਿ ਇੱਕ ਕਮਰੇ ਵਿੱਚ ਤਾਲਾਬੰਦ ਹਨ ਜੋ ਐਚ ਆਰ ਨਾਮਜ਼ਦ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਲਈ ਪਹੁੰਚਯੋਗ ਨਹੀਂ ਹਨ.
ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡ ਦੇ I-9 ਫਾਈਲਾਂ
I-9 ਫਾਈਲਾਂ ਘਰੇਲੂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡ ਜੋ ਸਾਰੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਲਈ ਇਕ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ ਬਣਾਈ ਰੱਖਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਜੋ ਦੂਜੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡ ਤੋਂ ਵੱਖ ਹੁੰਦਾ ਹੈ.
ਸਰਕਾਰੀ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਅਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀ ਗੁਪਤਤਾ ਨੂੰ ਬਣਾਈ ਰੱਖਣ ਲਈ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਦੂਜੇ ਮੁਲਾਜ਼ਮਾਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਤੋਂ ਵੱਖ ਵੱਖ ਕਰਮਚਾਰੀ ਇਸ ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ ਰੱਖਦੇ ਹਨ ਜੋ ਕਰਮਚਾਰੀ I-9s ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਨ ਲਈ ਅਧਿਕਾਰਤ ਹਨ.
I-9s ਨੂੰ ਇਕ ਵੱਖਰੀ ਸਥਿਤੀ ਵਿਚ ਰੱਖਣਾ ਇਹ ਸੁਨਿਸ਼ਚਿਤ ਕਰੇਗਾ ਕਿ ਜੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਫੈਡਰਲ ਆਈ -9 ਫਾਈਲ ਸਮੀਖਿਆ ਲਈ ਚੁਣਿਆ ਗਿਆ ਹੈ, ਤਾਂ ਸਰਕਾਰੀ ਮੁਲਾਜ਼ਮਾਂ ਨੂੰ ਕਰਮਚਾਰੀ ਜਾਂ ਉਸ ਦੀ ਨੌਕਰੀ ਬਾਰੇ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਰਿਕਾਰਡ ਨਾਲ ਤੁਹਾਡੀ ਸੰਸਥਾ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਨਹੀਂ ਹੋਵੇਗੀ. I-9 ਫਾਰਮ ਇਹ ਜਾਂਚ ਹਰ ਸਾਲ ਵਧ ਰਹੀ ਹੈ ਇਸ ਲਈ ਨਿਸ਼ਚਤ ਕਰੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੇ I-9 ਫਾਰਮ ਨੂੰ ਭਰੇ ਢੰਗ ਨਾਲ ਭਰਿਆ ਹੈ ਜਾਂ ਤੁਸੀਂ ਜੁਰਮਾਨੇ ਅਤੇ ਸੰਭਾਵਿਤ ਜੇਲ੍ਹ ਦੇ ਸਮੇਂ ਅਧੀਨ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹੋ.
ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੁਆਰਾ ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ
ਆਮ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਘੰਟਿਆਂ ਦੇ ਦੌਰਾਨ ਕਰਮਚਾਰੀ ਕਿਸੇ ਮਨੁੱਖੀ ਸਰੋਤ ਦੇ ਸਟਾਫ ਵਿਅਕਤੀ ਨਾਲ ਸੰਪਰਕ ਕਰਕੇ ਆਪਣੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡ ਦੇਖ ਸਕਦੇ ਹਨ.
ਕੋਈ ਕਰਮਚਾਰੀ ਆਪਣੇ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਵਿਚ ਕਿਸੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ ਬਦਲ ਜਾਂ ਹਟਾ ਨਹੀਂ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਜਿਸ ਨੂੰ ਐਚਆਰ ਸਟੈਫ਼ਟ ਦੀ ਮੌਜੂਦਗੀ ਵਿਚ ਵੇਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ.
ਤੁਹਾਨੂੰ ਆਪਣੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਪੁਸਤਕ ਵਿਚ ਇਕ ਮੁਲਾਜ਼ਮ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਦੇਖਣ ਦੀ ਨੀਤੀ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੈ ਅਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀਆਂ ਬੇਨਤੀਆਂ ਦੇ ਸੰਬੰਧ ਵਿਚ ਇਸ ਦੀ ਅੰਧ-ਵਿਸ਼ਵਾਸ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ.
ਜੇ ਕੋਈ ਕਰਮਚਾਰੀ ਆਪਣੀ ਨੌਕਰੀ ਛੱਡਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਆਪਣੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਕਾਪੀ ਲਈ ਇਕ ਲਿਖਤੀ ਬੇਨਤੀ ਭੇਜਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਇਕ ਕਾਪੀ ਭੇਜਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ.
ਕਦੇ-ਕਦਾਈਂ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਇੱਕ ਅਜਿਹੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦਾ ਸਾਹਮਣਾ ਕਰਨਾ ਪਵੇਗਾ ਜੋ ਆਪਣੇ ਮਨੁੱਖੀ ਸੰਸਾਧਨ ਵਿਭਾਗ ਦੁਆਰਾ ਕਿਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖੇ ਜਾਣ ਬਾਰੇ ਸ਼ੱਕੀ ਹੈ. ਇਹ ਉਹ ਕਰਮਚਾਰੀ ਹਨ ਜਿਹੜੇ ਆਪਣੀ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਦੀ ਇੱਕ ਕਾਪੀ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਕਰਨ ਦੀ ਜ਼ਿਆਦਾ ਸੰਭਾਵਨਾ ਰੱਖਦੇ ਹਨ. ਦੁਬਾਰਾ, ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਭੇਦ ਭਾਵ ਤੋਂ , ਫਾਇਲ ਦੀ ਕਾਪੀ ਬਣਾਉ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਭੇਜੋ. (ਤੁਸੀਂ ਸੰਭਾਵਤ ਫੀਡਬੈਕ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰੋਗੇ ਕਿ ਕਰਮਚਾਰੀ ਹੈਰਾਨ ਸੀ ਕਿ ਐਚ.ਆਰ. ਦੇ ਕਿੰਨੇ ਦਸਤਾਵੇਜਾਂ ਨੂੰ ਬਰਕਰਾਰ ਰੱਖਿਆ ਗਿਆ ਸੀ.)
ਕੁਝ ਇਲਾਜ਼-ਖੇਤਰਾਂ ਵਿੱਚ, ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਨਕਲ ਕਰਨ ਅਤੇ ਫਾਇਲ ਨੂੰ ਭੇਜਣ ਦੇ ਖਰਚੇ ਲਈ ਇਹ ਲਾਜਮੀ ਹੈ.
ਬੇਦਾਅਵਾ: ਕਿਰਪਾ ਕਰਕੇ ਨੋਟ ਕਰੋ ਕਿ ਪ੍ਰਮਾਣਿਤ ਅਤੇ ਪ੍ਰਮਾਣਿਕਤਾ ਲਈ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੀ ਜਾਣ ਵਾਲੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਪ੍ਰਮਾਣਿਕਤਾ ਨਹੀਂ ਹੈ. ਸਾਈਟ ਇੱਕ ਵਿਸ਼ਵ-ਵਿਆਪੀ ਦਰਸ਼ਕਾਂ ਦੁਆਰਾ ਪੜ੍ਹੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਕਾਨੂੰਨ ਅਤੇ ਨਿਯਮ ਰਾਜ ਤੋਂ ਰਾਜ ਅਤੇ ਦੇਸ਼ ਤੋਂ ਦੇਸ਼ ਤੱਕ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਹੁੰਦੇ ਹਨ. ਕ੍ਰਿਪਾ ਕਰਕੇ ਕਾਨੂੰਨੀ ਮਦਦ ਜਾਂ ਰਾਜ, ਫੈਡਰਲ, ਜਾਂ ਅੰਤਰਰਾਸ਼ਟਰੀ ਸਰਕਾਰੀ ਸਰੋਤਾਂ ਤੋਂ ਸਹਾਇਤਾ ਲਓ, ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਕਾਨੂੰਨੀ ਵਿਆਖਿਆ ਨੂੰ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਕਰੇ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਸਥਾਨ ਲਈ ਫੈਸਲ ਸਹੀ ਹੋਵੇ. ਇਹ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸੇਧ, ਵਿਚਾਰ ਅਤੇ ਸਹਾਇਤਾ ਲਈ ਹੈ.