ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਫੈਸ਼ਨਲ ਈਮੇਲ ਕਿਵੇਂ ਲਿਖੀਏ

ਆਪਣੇ ਪ੍ਰਸ਼ਨ ਪੁੱਛਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਆਪਣੇ ਆਪ ਨੂੰ ਪੁੱਛਣ ਲਈ ਪ੍ਰਸ਼ਨ

ਕਈ ਸਾਲਾਂ ਤੋਂ, ਲੋਕ ਈ-ਮੇਲ ਦੇ ਦਿਹਾਂਤ ਦੀ ਭਵਿੱਖਬਾਣੀ ਕਰ ਰਹੇ ਹਨ. ਇਹ ਸੱਚ ਹੈ, ਜਦਕਿ ਅਸੀਂ ਟੈਕਸਟਿੰਗ ਅਤੇ ਸੋਸ਼ਲ ਮੀਡੀਆ ਵਰਗੇ ਦੂਜੇ ਰੂਪਾਂ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ਦੋਸਤਾਂ ਨੂੰ "ਗੱਲ" ਕਰਨ ਜਾਂ ਆਪਣੇ ਸਾਥੀਆਂ ਨੂੰ ਤੁਰੰਤ ਸੰਦੇਸ਼ ਭੇਜਣ ਲਈ ਵਰਤਦੇ ਹਾਂ, ਅਸੀਂ ਅਜੇ ਵੀ ਈਮੇਲ ਦਾ ਉਪਯੋਗ ਕਰਦੇ ਹਾਂ, ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਕਰਕੇ ਕੰਮ ਸੰਬੰਧੀ ਸੰਚਾਰ ਲਈ. ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਨੌਕਰੀ ਲਈ ਅਰਜ਼ੀ ਦੇ ਰਹੇ ਹੋ ਤਾਂ ਇਹ ਸੰਪਰਕ ਦਾ ਮੁੱਖ ਸਾਧਨ ਹੈ ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਫੈਸ਼ਨਲ ਈ-ਮੇਲ ਕਿਵੇਂ ਲਿਖਣਾ ਹੈ, ਇਸ ਬਾਰੇ ਜਿੰਨਾ ਮਹਤੱਵਪੂਰਣ ਹੈ

ਈ-ਮੇਲ ਤੁਹਾਡੀ ਕਿਸੇ ਨਾਲ ਸੰਪਰਕ ਦਾ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਬਿੰਦੂ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸਦੇ ਕਾਰਨ, ਪ੍ਰਭਾਵ ਨੂੰ ਬਣਾਉਣ ਦਾ ਇਹ ਪਹਿਲਾ ਮੌਕਾ ਹੈ. ਆਪਣੇ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਦੀ ਰਚਨਾ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਬਹੁਤ ਧਿਆਨ ਰੱਖੋ. ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਇਨ੍ਹਾਂ 7 ਪ੍ਰਸ਼ਨਾਂ ਦੇ ਉੱਤਰ ਦਿਓ.

1. ਕੀ ਮੇਰਾ ਸੁਨੇਹਾ ਗਲਤੀ ਮੁਕਤ ਹੈ?

ਗਲਤੀਆਂ ਲਈ ਆਪਣੀ ਈਮੇਲ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਨਾ ਸਭ ਤੋਂ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਚੀਜ਼ ਹੈ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਨੂੰ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਗਲਤ ਸ਼ਬਦ-ਜੋੜ ਅਤੇ ਬੁਰਾ ਵਿਆਕਰਣ ਤੁਹਾਨੂੰ ਬੇਉਮੀਦ ਦਿਸੇਗਾ. ਇਹ ਉਸ ਪ੍ਰਭਾਵ ਦੇ ਵਿਰੁੱਧ ਹੈ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਕਰਨ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ, ਖ਼ਾਸ ਕਰਕੇ ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਨੌਕਰੀ ਲਈ ਅਰਜ਼ੀ ਦੇ ਰਹੇ ਹੋ

ਸਾਬਤ ਕਰਨਾ ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਤੁਸੀਂ ਭਰੋਸਾ ਨਹੀਂ ਕਰੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਸਾਰੇ ਸ਼ਬਦ ਜੋੜ ਅਤੇ ਵਿਆਕਰਣ ਦੀਆਂ ਗਲਤੀਆਂ, ਅਤੇ ਟਾਈਪੋਸ ਨੂੰ ਫੜ ਲਿਆ ਹੈ. Grammarly.com ਕੋਲ ਮੁਫਤ ਟੂਲ ਹਨ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ Chrome ਬਰਾਊਜ਼ਰ ਲਈ ਇੱਕ ਐਕਸਟੈਨਸ਼ਨ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ, ਜੋ ਕਿ ਇਸ ਨਾਲ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ.

2. ਮੇਰਾ ਈਮੇਲ ਪਤਾ ਮੇਰੇ ਬਾਰੇ ਕੀ ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ?

ਤੁਹਾਡਾ ਕੰਮ ਦਾ ਈ-ਮੇਲ ਪਤਾ-ਜੋ ਕਿ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਦੇ ਵੀ ਨੌਕਰੀ ਲੱਭਣ ਲਈ ਨਹੀਂ ਵਰਤਣਾ ਚਾਹੀਦਾ- ਸ਼ਾਇਦ ਇਹ ਬਹੁਤ ਸਿੱਧਾ ਹੈ. ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਸੰਭਾਵਨਾ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ ਨਾਮ ਦੇ ਕੁਝ ਰੂਪ ਹਨ.

ਤੁਸੀਂ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਨਿੱਜੀ ਈਮੇਲ ਲਈ ਵਰਤਣ ਲਈ ਇੱਕ ਘੱਟ ਵਪਾਰ ਵਰਗੇ ਪਤੇ ਦੀ ਚੋਣ ਕੀਤੀ ਹੋਵੇ. ਇਕ ਅਜਿਹਾ ਸੰਕੇਤ ਜੋ ਸੰਕੇਤਕ, ਬਚਪਨਿਕ ਜਾਂ ਸੁੰਦਰ ਹੈ, ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਦੋਸਤਾਂ ਅਤੇ ਪਰਿਵਾਰ ਨੂੰ ਸੁਨੇਹੇ ਭੇਜਣ ਲਈ ਇਸਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ ਪਰ ਜੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਿਸੇ ਪੇਸ਼ਾਵਰ ਈ-ਮੇਲ ਨੂੰ ਲਿਖਣ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਕ ਨਵੇਂ ਖਾਤੇ ਲਈ ਸਾਈਨ ਅਪ ਕਰੋ ਜਿਹੜਾ ਕਿ ਪੇਸ਼ੇਵਰਾਨਾ ਸਿੱਧ ਕਰਦਾ ਹੈ.

ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਪਤਾ ਸੈਟ ਕਰੋ ਜੋ ਤੁਹਾਡਾ ਅਸਲ ਨਾਮ ਵਰਤਦਾ ਹੈ ਆਪਣੇ ਪਹਿਲੇ ਅਤੇ ਆਖ਼ਰੀ ਨਾਂ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰੋ; ਤੁਹਾਡੇ ਪਹਿਲੇ ਨਾਮ, ਮੱਧ ਨਾਮ ਅਤੇ ਆਖਰੀ ਨਾਮ; ਜਾਂ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਕੁਝ ਸੁਮੇਲ ਕਦੇ ਵੀ ਆਪਣੇ ਪੇਸ਼ਾਵਰ ਈ-ਮੇਲ ਨੂੰ ਚਿਕਨਾਈਬੈਬ ਈਮੇਲ ਤੋਂ ਭੇਜੋ.

3. ਕੀ "ਕਰਨ" ਫੀਲਡ ਸਹੀ ਵਿਚ ਨਾਮ ਅਤੇ ਈਮੇਲ ਪਤਾ ਹੈ?

ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ "ਪ੍ਰਾਪਤ" ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਦਾ ਨਾਮ ਟਾਈਪ ਕਰਨਾ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਈ-ਮੇਲ ਕਲਾਇਟ ਤੁਹਾਡੇ ਸਾਰੇ ਸੰਪਰਕਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਦੇ ਨਾਲ ਬਾਕੀ ਦੇ ਨਾਮ ਨੂੰ ਭਰ ਦੇਵੇਗਾ. ਤੁਸੀਂ ਉਸ ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਗਲਤ ਨਾਮ ਨਾਲ ਖਤਮ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹੋ ਇਸ ਲਈ ਧਿਆਨ ਨਾਲ ਇਸ ਬਾਰੇ ਧਿਆਨ ਦਿਉ.

ਜ਼ਰਾ ਕਲਪਨਾ ਕਰੋ ਕਿ ਕਿਹੜੀ ਮੁਸ਼ਕਲ ਖੜ੍ਹੀ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਅਚਾਨਕ ਗਲਤ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਤਾ ਨੂੰ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਭੇਜਦੇ ਹੋ ਮੰਨ ਲਓ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਨੌਕਰੀ ਲੱਭ ਰਹੇ ਹੋ ਜਦਕਿ ਤੁਸੀਂ ਅਜੇ ਨੌਕਰੀ ਕਰਦੇ ਹੋ . ਇੱਕ ਸੰਭਾਵੀ ਮਾਲਕ 'ਤੇ ਭਰਤੀ ਪ੍ਰੋਗ੍ਰਾਮ ਦੇ ਨਾਂ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜੋ ਉਸੇ ਹੀ ਪੱਤਰ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਮੌਜੂਦਾ ਮਾਲਕ ਦਾ ਨਾਮ. ਇਹ ਕਿੰਨੀ ਸ਼ਰਮ ਵਾਲੀ ਗੱਲ ਹੋਵੇਗੀ ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਬੌਸ ਨੂੰ ਉਸ ਨੌਕਰੀ ਮੈਨੇਜਰ ਦੇ ਲਈ ਭੇਜਿਆ ਹੋਵੇ? ਨਾ ਸਿਰਫ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡਾ ਸੁਨੇਹਾ ਉਸ ਦੇ ਮੰਜ਼ਿਲ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਜਾਵੇ, ਪਰ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਵੀ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਕਿ ਇਹ ਕਿਸੇ ਅਣਚਾਹੀ ਜਿਹੇ ਨਾਲ ਨਹੀਂ ਪਹੁੰਚਦਾ.

4. ਕੀ ਮੈਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਤਾ ਨੂੰ ਪਤਾ ਕਰਨ ਲਈ ਸਹੀ ਸਿਰਲੇਖ ਦਾ ਇਸਤੇਮਾਲ ਕੀਤਾ ਹੈ?

ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਉਸ ਵਿਅਕਤੀ ਨਾਲ ਪਹਿਲਾ ਨਾਮ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਹੋ ਜਿਸ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਈਮੇਲ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਸੰਦੇਸ਼ ਵਿੱਚ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਸੰਬੋਧਿਤ ਕਰਨਾ ਠੀਕ ਹੈ.

ਪਰ, ਜੇ ਇਹ ਤੁਹਾਡੀ ਪਹਿਲੀ ਵਾਰ ਕਿਸੇ ਨਾਲ ਸੰਚਾਰ ਕਰ ਰਿਹਾ ਹੈ, ਜਾਂ ਤੁਸੀਂ ਨਿਸ਼ਚਤ ਨਹੀਂ ਹੋ ਕਿ ਉਹ ਕਿਵੇਂ ਸੰਬੋਧਿਤ ਕਰਨਾ ਪਸੰਦ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਮਿਸਟਰ, ਮਿਸਜ਼, ਮਿਸਜ਼ ਜਾਂ ਡਾ. ਅਤੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਦੇ ਆਖਰੀ ਨਾਮ.

ਹਮੇਸ਼ਾ ਸਾਵਧਾਨੀ ਦੇ ਪਾਸੇ 'ਤੇ ਗਲਤੀ ਇਹ ਰਸਮੀ ਹੋਣ ਲਈ ਨੁਕਸਾਨ ਨਹੀਂ ਪਹੁੰਚ ਸਕਦਾ. ਇਸ ਬਾਰੇ ਸੰਕੇਤ ਦੇ ਲਈ ਕਿ ਜਿਸ ਵਿਅਕਤੀ ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਸਥਾਪਿਤ ਸਬੰਧ ਸਥਾਪਿਤ ਕੀਤੇ ਹਨ, ਉਸ ਨੂੰ ਸੰਬੋਧਿਤ ਕਰਨਾ ਪਸੰਦ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਇਹ ਦੇਖਣ ਲਈ ਕਿ ਉਹ ਦਸਤਖਤ ਕਿੱਥੇ ਹਨ, ਪੁਰਾਣੇ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਤੇ ਵਾਪਸ ਦੇਖੋ. ਇਹ ਫੈਸਲਾ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰੇਗਾ ਕਿ ਕੀ ਕਰਨਾ ਹੈ.

5. ਕੀ ਮੇਰਾ ਟੋਨ ਮੇਰਾ ਸੁਨੇਹਾ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਬਿਆਨ ਕਰਦਾ ਹੈ?

ਜਿਵੇਂ ਕਹਾਵਤ ਕਹਿੰਦੀ ਹੈ, "ਤੁਸੀਂ ਜੋ ਕਹਿੰਦੇ ਹੋ ਉਹ ਨਹੀਂ, ਪਰ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਕਿਵੇਂ ਕਹਿੰਦੇ ਹੋ." ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਨਾਲ ਆਮ੍ਹੋ-ਸਾਮ੍ਹਣੇ ਗੱਲ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਨੂੰ ਵਾਧੂ ਅਰਥ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਨ ਲਈ ਪ੍ਰਵਿਰਤੀ, ਸਰੀਰ ਦੀ ਭਾਸ਼ਾ ਅਤੇ ਚਿਹਰੇ ਦੇ ਪ੍ਰਗਟਾਵੇ 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ.

ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਲਿਖਤ ਵਿਚ ਇੱਕੋ ਸੰਦੇਸ਼ ਨੂੰ ਸੰਬੋਧਤ ਕਰਨ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਗਲਤਫਹਿਮੀ ਲਈ ਹੋਰ ਜਗ੍ਹਾ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਪਾਠਕ ਤੁਹਾਡਾ ਚਿਹਰਾ ਨਹੀਂ ਦੇਖ ਸਕਦਾ, ਤੁਹਾਡੀ ਸਰੀਰ ਦੀ ਭਾਸ਼ਾ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜਾਂ ਤੁਹਾਡੀ ਆਵਾਜ਼ ਸੁਣ ਸਕਦਾ ਹੈ.

ਇਹ ਨਿਸ਼ਚਤ ਕਰੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡਾ ਸੁਨੇਹਾ ਨਰਮ ਅਤੇ ਦੋਸਤਾਨਾ ਲੱਗਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਤੁਹਾਡਾ ਅਸਲ ਮਤਲਬ ਸਪਸ਼ਟ ਹੈ

6. ਕੀ ਮੇਰਾ ਸੁਨੇਹਾ ਸਧਾਰਨ, ਪਰ ਗੁਪਤ ਨਹੀਂ?

ਆਪਣੇ ਸੰਦੇਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਛੋਟਾ ਅਤੇ ਮਿੱਠਾ ਰੱਖਣਾ ਤੁਹਾਡੇ ਲਈ ਸਮਝਣਾ ਸੌਖਾ ਬਣਾਵੇਗਾ. ਉਸੇ ਸਮੇਂ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਕੁਝ ਵੀ ਨਹੀਂ ਛੱਡਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ. ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਈ-ਮੇਲ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਨੂੰ ਇਹ ਮੰਨਣ ਲਈ ਮਜਬੂਰ ਨਹੀਂ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਕਹਿਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਤੁਹਾਡਾ ਸੁਨੇਹਾ ਸੰਭਵ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜਿੰਨਾ ਹੋ ਸਕੇ ਸਹੀ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਪਰ ਸਾਰੀਆਂ ਜ਼ਰੂਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ.

ਕੀ ਮੈਂ ਅਣਪਛਾਣ ਅਟੈਚਮੈਂਟਸ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤਾ ਹੈ?

ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਲੋਕ ਉਹ ਈਮੇਲ ਅਟੈਚਮੈਂਟ ਖੋਲ੍ਹਣ ਤੋਂ ਇਨਕਾਰ ਕਰਦੇ ਹਨ ਜੋ ਉਹ ਆਸ ਨਹੀਂ ਕਰਦੇ. ਉਹ ਅਜਿਹਾ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਚਣ ਲਈ ਸਹੀ ਹਨ. ਕੰਪਿਊਟਰ ਵਾਇਰਸ ਅਕਸਰ ਉਹਨਾਂ ਅਟੈਚਮੈਂਟ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਸਾਰਿਤ ਹੁੰਦੇ ਹਨ. ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਫਾਈਲ ਭੇਜਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਤੁਹਾਡਾ ਰੈਜ਼ਿਊਮੇ, ਆਪਣੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਨੂੰ ਪਹਿਲਾਂ ਉਸ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਮੰਗਣ ਲਈ ਆਖੋ ਇਸਨੂੰ ਸਿਰਫ ਤਾਂ ਹੀ ਭੇਜੋ ਜੇ ਉਹ ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਠੀਕ ਹੈ.