1. ਆਪਣੀ ਸ਼ਖ਼ਸੀਅਤ ਨੂੰ ਧਿਆਨ ਰੱਖੋ
ਅਜਿਹੀ ਦੁਨੀਆਂ ਵਿਚ ਵੀ ਜਿੱਥੇ ਅਸੀਂ ਅਗਲੇ ਕੰਮ ਨੂੰ ਅੱਗੇ ਵਧਣ ਲਈ ਜਿੰਨੀ ਛੇਤੀ ਸੰਭਵ ਹੋ ਸਕੇ ਚੀਜ਼ਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ ਦੌੜ ਰਹੇ ਹਾਂ, ਆਪਣੇ ਈ-ਮੇਲ ਵਿਚ ਸਲੀਕੇ ਨਾਲ ਪੇਸ਼ ਆਉਣ ਲਈ ਸਮਾਂ ਲਓ.
"ਕਿਰਪਾ" ਅਤੇ "ਧੰਨਵਾਦ" ਕਹਿਣ ਤੇ ਅਣਗਹਿਲੀ ਨਾ ਕਰੋ.
ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਉਹਨਾਂ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਸੰਬੋਧਤ ਕਰਦੇ ਹੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਜਾਣਦੇ ਨਹੀਂ ਹੋ ਜਾਂ ਜਿਸ ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਸਿਰਫ ਇੱਕ ਰਸਮੀ ਰਿਸ਼ਤਾ ਰੱਖਦੇ ਹੋ, ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਸਿਰਲੇਖ ਅਤੇ ਅਖੀਰਲੇ ਨਾਮ ਦੁਆਰਾ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਸੰਬੋਧਿਤ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਜਦ ਤੱਕ ਕਿ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਹੋਰ ਨਹੀਂ ਕਰਨ ਲਈ ਕਿਹਾ ਹੈ ਉਦਾਹਰਣ ਵਜੋਂ, "ਪਿਆਰੇ ਮਿਸਟਰ ਵਾਈਟ" ਜਾਂ "ਪਿਆਰੇ ਮਿਸਜ਼ ਗਰੇ." ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਈਮੇਲ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦੇ ਰਹੇ ਹੋ ਅਤੇ ਅਸਲ ਸੰਦੇਸ਼ ਦੇ ਭੇਜਣ ਵਾਲੇ ਨੇ ਆਪਣੇ ਪਹਿਲੇ ਨਾਮ ਨਾਲ ਇਸ ਉੱਤੇ ਹਸਤਾਖਰ ਕੀਤੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਢੰਗ ਨਾਲ ਇਹ ਮੰਨ ਸਕਦੇ ਹੋ ਕਿ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਉਸੇ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਹੱਲ ਕਰਨ ਲਈ ਠੀਕ ਹੈ.
2. ਆਪਣੀ ਟੋਨ ਵੇਖੋ
ਟੋਨ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਇਕ ਲੇਖਕ ਦੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਿਵੇਂ ਇੱਕ ਈ ਮੇਲ ਸੰਦੇਸ਼ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੇ ਰਵੱਈਏ ਨੂੰ ਪ੍ਰਗਟ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ. ਇਹ ਇਸ ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਕਿਵੇਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤੀ ਗਈ ਹੈ. ਤੁਸੀਂ ਆਮ ਤੌਰ ਤੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਨੂੰ ਆਦਰਪੂਰਨ, ਦੋਸਤਾਨਾ ਅਤੇ ਪਹੁੰਚਯੋਗ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਆਉਣਾ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਤੁਸੀਂ ਕਰਟ ਜਾਂ ਮੰਗ ਕਰਨ ਦੀ ਆਵਾਜ਼ ਨਹੀਂ ਸੁਣਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ. ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਆਪਣੇ ਸੰਦੇਸ਼ ਨੂੰ ਕਈ ਵਾਰ ਦੁਬਾਰਾ ਲਓ.
ਕਿਸੇ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਜਿਸ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਪਹਿਲਾਂ ਦੱਸ ਦਿੱਤਾ ਹੈ ਨੂੰ ਲਿਖਦੇ ਸਮੇਂ, "ਮੈਨੂੰ ਉਮੀਦ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਠੀਕ ਹੋ." ਜਦੋਂ ਕਿ ਇਮੋਜੀ ਤੁਹਾਨੂੰ ਟੋਨ ਨੂੰ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਵਿਅਕਤ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਵਰਤਣ ਤੋਂ ਬਚੋ ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਤੁਸੀਂ ਉਸ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਨਹੀਂ ਲਿਖ ਰਹੇ ਹੋ ਜਿਸ ਨਾਲ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਬਹੁਤ ਹੀ ਅਨੌਪਜਕ ਰਿਸ਼ਤਾ ਹੈ
ਕਿਸੇ ਸੰਭਾਵੀ ਮਾਲਕ ਨੂੰ ਲਿਖਣ ਵੇਲੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਕਦੇ ਨਾ ਵਰਤੋ.
ਇਹ ਹਮੇਸ਼ਾਂ ਖ਼ਰਾਬ ਈਮੇਲ ਸ਼ਿਸ਼ਟਤਾ ਨੂੰ ਈ-ਮੇਲ ਜਾਂ ਸਾਰੇ ਵੱਡੇ ਅੱਖਰਾਂ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਦਾ ਇੱਕ ਹਿੱਸਾ ਲਿਖਣ ਲਈ ਮੰਨਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ. ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਹ ਦੇਖਣ ਦੇਵੇਗਾ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਰੌਲਾ ਪਾ ਰਹੇ ਹੋ.
3. ਸੰਖੇਪ ਰਹੋ
ਰੁਝੇਵੇਂ ਲੋਕਾਂ ਕੋਲ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਈਮੇਲ ਪੜ੍ਹਨ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਮਿੰਟ ਤੋਂ ਵੱਧ ਖਰਚ ਕਰਨ ਦਾ ਸਮਾਂ ਜਾਂ ਰੁਝਾਨ ਨਹੀਂ ਹੈ.
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਤਾ ਨੂੰ ਤੁਹਾਡਾ ਸੁਨੇਹਾ ਜਲਦੀ ਨਾਲ ਪੜ੍ਹਨ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਦੇਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਅਤੇ ਅਜੇ ਵੀ ਇਸ ਨੂੰ ਸਮਝਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਸਨੂੰ ਸੰਖੇਪ ਰੱਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ.
ਢੁਕਵੇਂ ਵੇਰਵੇ ਛੱਡੋ ਨਾ, ਪਰ ਇਹ ਪੱਕਾ ਕਰੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡਾ ਸੰਦੇਸ਼ ਸਪੱਸ਼ਟ ਤੌਰ ਤੇ ਇਸ ਨੂੰ ਪਹਿਲੀ ਥਾਂ 'ਤੇ ਲਿਖਣ ਦਾ ਕਾਰਨ ਦੱਸਦਾ ਹੈ. ਕੋਈ ਵੀ ਸਮਾਂ ਬਰਬਾਦ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਪਿੱਛੇ ਅਤੇ ਬਾਹਰ ਹੋਣ ਦਾ ਅੰਤ ਕਰਦੇ ਹੋ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਵਿਸਥਾਰ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਵੇਰਵਿਆਂ ਨੂੰ ਸਮਝਾਉਣ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰਦੇ ਹੋ.
4. ਲਿਖਤ ਸੰਖੇਪ ਰਚਨਾ ਦਾ ਇਸਤੇਮਾਲ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਰਹੇਜ਼ ਕਰੋ
ਭਾਵੇਂ ਤੁਸੀਂ ਸਮੇਂ ਦੀ ਬੱਚਤ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਆਪਣੇ ਪ੍ਰੋਫੈਸ਼ਨਲ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਸੰਖੇਪ ਸ਼ਬਦਾਵਲੀ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਨਹੀਂ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ. ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਬਹੁਤ ਟੈਕਸਟ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਲੋਕ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਦੋਸਤਾਂ ਨਾਲ ਗੱਲ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਕਿਸਮ ਦੀ ਸ਼ਾਲਾਂ ਦਾ ਇਸਤੇਮਾਲ ਕਰਨ ਦੀ ਆਦਤ ਪਾ ਸਕਦੇ ਹੋ. ਉਦਾਹਰਣ ਵਜੋਂ, ਤੁਸੀਂ "ਤੁਸੀਂ," "ਤੁਹਾਡੀ," ਅਤੇ "ਕਿਰਪਾ ਕਰਕੇ" "ਯੂ," "ਉਰ," ਅਤੇ "ਪੀਲਜ਼" ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ. ਇਹ ਸੰਖੇਪ ਰਚਨਾ ਕਾਰੋਬਾਰ ਦੇ ਪੱਤਰ ਵਿਹਾਰ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਜਗ੍ਹਾ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਕਿ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਤਾ ਉਸ ਵਿਅਕਤੀ ਵਾਲਾ ਨਹੀਂ ਹੈ ਜਿਸ ਨਾਲ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਇਕ ਅਨੌਪਿਕ ਰਿਸ਼ਤਾ ਹੈ.
5. ਇਕ ਪ੍ਰੋਫੈਸ਼ਨਲ ਈ-ਮੇਲ ਪਤੇ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ
ਤੁਹਾਡੀ ਮੌਜੂਦਾ ਨੌਕਰੀ ਨਾਲ ਸਬੰਧਿਤ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਲਈ, ਹਮੇਸ਼ਾਂ ਈਮੇਲ ਕਰੋ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਨਿਯੋਕਤਾ ਨੂੰ ਤੁਹਾਨੂੰ ਦਿੱਤਾ ਗਿਆ ਹੈ. ਹਾਲਾਂਕਿ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਸਦਾ ਉਪਯੋਗ ਕਦੇ ਵੀ ਆਪਣੀ ਨੌਕਰੀ ਨਾਲ ਸੰਬੰਧਤ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਨੂੰ ਭੇਜਣ ਲਈ ਨਹੀਂ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਉਦਾਹਰਣ ਲਈ, ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਨਵੇਂ ਦੀ ਭਾਲ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ ਇਸਦੀ ਬਜਾਏ ਇੱਕ ਨਿੱਜੀ ਈਮੇਲ ਖਾਤਾ ਵਰਤੋਂ.
ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਕੋਈ ਨਿੱਜੀ ਖਾਤਾ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਉਦਾਹਰਣ ਲਈ, ਤੁਹਾਡੇ ਇੰਟਰਨੈਟ ਸੇਵਾ ਪ੍ਰਦਾਤਾ ਦੁਆਰਾ ਮੁਹੱਈਆ ਕੀਤੇ ਗਏ ਤੁਹਾਡੇ ਦੁਆਰਾ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੀ ਗਈ ਸੇਵਾ, ਮੁਫ਼ਤ ਈਮੇਲ ਖਾਤਾ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰੋ.
ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਆਵਾਜ਼ ਮਾਰਨ ਲਈ ਜੀਮੇਲ ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਸੇਵਾ ਦਾ ਉਪਯੋਗ ਕਰੋ ਕੋਈ ਵੀ ਮੂਰਖ ਜਾਂ ਸੁਝਾਅ ਨਾ ਵਰਤੋ ਤੁਹਾਡਾ ਪਹਿਲਾ ਪਹਿਲਾ ਅਤੇ ਅੰਤਮ ਨਾਮ ਜਾਂ ਤੁਹਾਡਾ ਪੂਰਾ ਨਾਮ ਉਚਿਤ ਵਿਕਲਪ ਹਨ
6. ਸਪੈਲਿੰਗ ਅਤੇ ਵਿਆਕਰਣ ਗਿਣਤੀ ਨੂੰ ਭੁੱਲ ਨਾ ਜਾਣਾ
ਇਹ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਈ-ਮੇਲ ਨੂੰ ਧਿਆਨ ਨਾਲ ਰੀਫਾਈਡ ਕਰੋ. ਇਸ ਨਾਜ਼ੁਕ ਪੜਾਅ ਨੂੰ ਨਜ਼ਰਅੰਦਾਜ਼ ਨਾ ਕਰੋ, ਭਾਵੇਂ ਤੁਸੀਂ ਕਿੰਨੇ ਵੀ ਰੁੱਝੇ ਹੋਵੋ ਜਿਹੜੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਤੁਸੀਂ ਧਿਆਨ ਦੇਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਸਹੀ ਸਪੈਲਿੰਗ ਅਤੇ ਸਹੀ ਵਿਆਕਰਣ ਸਹੀ ਸ਼ਬਦ ਜੋੜਨ ਦੇ ਨਾਲ-ਨਾਲ, ਤੁਸੀਂ ਲੋਕਾਂ ਦੇ ਨਾਂ ਸਹੀ ਵਿਚ ਸਪੱਸ਼ਟ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਜਿਸ ਵਿਚ ਤੁਹਾਡੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਅਤੇ ਉਸ ਦੀ ਕੰਪਨੀ ਦਾ ਨਾਂ ਵੀ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹੈ.
ਸਪੈੱਲ-ਚੈੱਕਰਾਂ ਤੇ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਭਾਰੀ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਹੋਣ ਬਾਰੇ ਸਾਵਧਾਨ ਰਹੋ ਗਲਤ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਵਰਤੇ ਜਾਣ ਵੇਲੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਸ਼ਬਦਾਂ ਦੀ ਗਲਤ ਸ਼ਬਦ-ਸੂਚੀ ਵੱਲ ਧਿਆਨ ਨਹੀਂ ਮਿਲਦਾ. ਉਦਾਹਰਣ ਵਜੋਂ, ਸਪੈੱਲ-ਚੈਕਰ ਸਜ਼ਾ ਵਿੱਚ "ਨੂੰ" ਸ਼ਬਦ ਨੂੰ ਫਲੈਗ ਨਹੀਂ ਕਰੇਗਾ, "ਮੈਨੂੰ ਤੁਹਾਡੇ ਲਈ ਸਵਾਲ" ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਹਾਲਾਂਕਿ, ਇਸ ਸੰਦਰਭ ਵਿੱਚ, "ਦੋ" ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ. ਇਕ ਮੁਫਤ ਔਨਲਾਈਨ ਸ਼ਬਦਕੋਸ਼ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਮਰਿਯਮ-ਵੈਬਸਟਰ ਦਾ ਉਪਯੋਗ ਕਰਕੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਨਿਸ਼ਚਤ ਸਪੈਲਿੰਗਾਂ ਨੂੰ ਡਬਲ ਕਰੋ.