ਇੱਕ ਵਰਕਪਲੇਸ ਮੀਟਿੰਗ ਜਾਂ ਕਾਨਫਰੰਸ ਦਾ ਲਿਖਤੀ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣਾ
ਇਸ ਕੰਮ ਨੂੰ ਅਜ਼ਮਾਉਣ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਥੇ ਕੁਝ ਸੰਕੇਤ ਦਿੱਤੇ ਗਏ ਹਨ. ਪਤਾ ਕਰੋ ਕਿ ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਦੌਰਾਨ ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਕੀ ਕਰਨਾ ਹੈ.
ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ
- ਆਪਣੇ ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ ਟੂਲ ਦੀ ਚੋਣ ਕਰੋ: ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਹ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਨੋਟਸ ਕਿਵੇਂ ਲਓਗੇ. ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਪੁਰਾਣੀ ਸਕੂਲ ਜਾਂਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਪੈੱਨ ਅਤੇ ਪੇਪਰ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋਗੇ ਜਾਂ ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਤਕਨੀਕੀ ਹੋ ਜਾਓਗੇ ਅਤੇ ਲੈਪਟਾਪ ਕੰਪਿਊਟਰ, ਟੈਬਲੇਟ, ਜਾਂ ਸਮਾਰਟਫੋਨ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋਗੇ? ਆਪਣੇ ਬੌਸ ਨਾਲ ਗੱਲ ਕਰੋ ਇਹ ਵੇਖਣ ਲਈ ਕਿ ਕੀ ਉਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਿਸੇ ਖਾਸ ਢੰਗ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਲਈ ਪਸੰਦ ਕਰਦਾ ਹੈ. ਇਹ ਅਸੰਭਵ ਹੈ ਪਰ ਸੰਭਵ ਹੈ.
- ਇਹ ਨਿਸ਼ਚਤ ਕਰੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਪਸੰਦੀਦਾ ਵਿਕਲਪ ਤੁਹਾਡੇ ਕੰਮ ਕਰਨ ਦੇ ਆਰਡਰ ਵਿੱਚ ਹੈ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਮੂਲ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਅਸਫਲ ਹੋਣ ਤੇ ਬੈਕਅੱਪ ਲਵੋ. ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਲੈਪਟਾਪ ਲਿਆਉਂਦੇ ਹੋ, ਉਦਾਹਰਣ ਵਜੋਂ, ਕੋਲ ਪੈੱਨ ਅਤੇ ਪੇਪਰ ਸੌਖਾ ਹੈ. ਤੁਸੀਂ ਮੀਟਿੰਗ ਨੂੰ ਰੋਕਣਾ ਨਹੀਂ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਕੁਝ ਲਿਖਣ ਲਈ ਖੋਜ ਕਰਦੇ ਹੋ ਜੇ ਤੁਹਾਡਾ ਕੰਪਿਊਟਰ ਕਰੈਸ਼ ਹੋ ਗਿਆ ਹੈ
- ਮੀਟਿੰਗ ਸ਼ੁਰੂ ਹੋਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਏਜੰਡਾ ਪੜ੍ਹੋ ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਤੁਹਾਡੇ ਮਿੰਟ ਦੀ ਰੂਪ ਰੇਖਾ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦੇਵੇਗਾ ਇਸ 'ਤੇ ਹਰੇਕ ਆਈਟਮ ਦੇ ਹੇਠਾਂ ਕੁਝ ਥਾਂ ਛੱਡੋ ਅਤੇ ਉੱਥੇ ਆਪਣੇ ਨੋਟ ਲਿਖੋ. ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਕਰਨ ਨਾਲ ਤੁਹਾਡੀ ਨੌਕਰੀ ਥੋੜ੍ਹੀ ਸੌਖੀ ਹੋ ਜਾਵੇਗੀ, ਜਿੰਨੀ ਦੇਰ ਤੱਕ ਮੀਟਿੰਗ ਨੂੰ ਚੱਲ ਰਿਹਾ ਏਜੰਡਾ ਏਜੰਡਾ ਨੂੰ ਚਿਪਕਦਾ ਹੈ.
ਮੀਟਿੰਗ ਦੌਰਾਨ
- ਹਾਜ਼ਰੀ ਸ਼ੀਟ ਦੇ ਆਲੇ-ਦੁਆਲੇ ਪਾਸ ਕਰੋ ਅਤੇ ਇਹ ਸੁਨਿਸ਼ਚਿਤ ਕਰੋ ਕਿ ਸਾਰੇ ਸਾਈਨ ਇਨ ਕਰਦੇ ਹਨ. ਤੁਹਾਨੂੰ ਅਧਿਕਾਰਿਕ ਬੈਠਕ ਮਿੰਟਾਂ ਵਿੱਚ ਸਾਰੇ ਹਾਜ਼ਰ ਲੋਕਾਂ ਦੀ ਇੱਕ ਸੂਚੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੋਵੇਗੀ.
- ਇਹ ਨਿਸ਼ਚਤ ਕਰੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਜਾਣਦੇ ਹੋ ਕਿ ਹਰ ਕੋਈ ਕੌਣ ਹੈ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਪਛਾਣ ਕਰਨ ਦੇ ਯੋਗ ਹੋਵੋਗੇ ਕਿ ਕੌਣ ਜਾਣਕਾਰੀ ਅਤੇ ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਦਾ ਹੈ.
- ਨੋਟ ਕਰੋ ਕਿ ਮੀਟਿੰਗ ਸ਼ੁਰੂ ਹੋਣ ਦੇ ਸਮੇਂ
- ਹਰ ਇਕ ਟਿੱਪਣੀ ਨੂੰ ਲਿਖਣ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਨਾ ਕਰੋ. ਸਿਰਫ ਮੁੱਖ ਵਿਚਾਰਾਂ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨਾ ਠੀਕ ਹੈ ਚੀਜ਼ਾਂ ਨਾਲ ਨਾ ਛੱਡਣ ਬਾਰੇ ਸਾਵਧਾਨ ਰਹੋ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਸਹਿਮਤ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੇ ਤੁਹਾਡੇ ਪੱਖਪਾਤੀ ਤੁਹਾਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਿਤ ਨਹੀਂ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ. ਇਹ ਇਕ ਆਧਿਕਾਰਿਕ ਖਾਤਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇਹ ਯਾਦ ਰੱਖੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡੀ ਕੀ ਰਾਏ ਦੀ ਨਹੀਂ!
- ਸਾਰੇ ਪ੍ਰਭਾਵਾਂ ਲਿਖੋ, ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਬਣਾਇਆ ਹੈ, ਅਤੇ ਵੋਟਾਂ ਦੇ ਨਤੀਜਿਆਂ ਨੂੰ ਲਿਖੋ, ਜੇ ਕੋਈ ਹੋਵੇ; ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਹ ਲਿਖਣ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੈ ਕਿ ਮੋਸ਼ਨ ਕਿਸ ਨੂੰ ਦਿੱਤਾ ਗਿਆ ਹੈ. ਬੇਸ਼ਕ, ਤੁਹਾਡੇ ਸੰਗਠਨ ਦੇ ਨਿਯਮ ਵੱਖਰੇ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਇਸ ਲਈ ਪਹਿਲਾਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ.
- ਜੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਗਤੀ ਜਾਂ ਵਿਚਾਰ ਵਟਾਂਦਰੇ 'ਤੇ ਵੋਟਾਂ ਅਗਲੀ ਬੈਠਕ ਤਕ ਮੁਲਤਵੀ ਕਰ ਦਿੱਤੀਆਂ ਜਾਣ, ਤਾਂ ਉਸ ਦਾ ਧਿਆਨ ਰੱਖੋ.
- ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਅੰਤ ਸਮਾਂ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰੋ.
ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਬਾਅਦ
- ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਜਿੰਨੀ ਜਲਦੀ ਸੰਭਵ ਹੋ ਸਕੇ ਮਿੰਟ ਟਾਈਪ ਕਰੋ ਜਦੋਂ ਕਿ ਹਰ ਚੀਜ਼ ਅਜੇ ਵੀ ਤੁਹਾਡੇ ਮਨ ਵਿਚ ਤਾਜ਼ਾ ਹੈ. ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਨੋਟਸ ਵਿਚ ਕੋਈ ਗਲਤੀ ਲੱਭਦੇ ਹੋ ਜਾਂ ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਕੋਈ ਸਵਾਲ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਹੋਰ ਹਾਜ਼ਰ ਲੋਕਾਂ ਨਾਲ ਗੱਲ ਕਰਕੇ ਇਸ ਨੂੰ ਜਲਦੀ ਸੁਧਾਰੀਏ ਜਾ ਸਕਦੇ ਹੋ.
- ਮਿੰਟਾਂ ਦੀ ਆਖ਼ਰੀ ਕਾਪੀ ਤੇ, ਸੰਗਠਨ ਦਾ ਨਾਮ, ਕਮੇਟੀ ਦੇ ਸਿਰਲੇਖ, ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਕਿਸਮ (ਰੋਜ਼ਾਨਾ, ਹਫ਼ਤਾਵਾਰ, ਮਹੀਨਾਵਾਰ, ਸਾਲਾਨਾ, ਜਾਂ ਵਿਸ਼ੇਸ਼), ਅਤੇ ਇਸਦੇ ਮਕਸਦ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ.
- ਉਸ ਸਮੇਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ, ਜਦੋਂ ਇਹ ਸ਼ੁਰੂ ਹੋਇਆ ਅਤੇ ਖਤਮ ਹੋਇਆ.
- ਹਾਜ਼ਰੀਨਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਅਤੇ ਇੱਕ ਨੋਟ ਜੋ ਕਿ ਮੀਟਿੰਗ ਨੂੰ ਭਜਾਇਆ ਹੈ, ਮੁਹੱਈਆ ਕਰੋ. ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਵੀ ਦਰਸਾ ਸਕਦੇ ਹੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਮਿੰਟ ਲਏ ਭਾਗੀਦਾਰਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਵਿਚ ਆਪਣਾ ਨਾਂ ਅਤੇ, ਤੁਹਾਡੇ ਨਾਮ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਬਰੈਕਟਸਸ ਵਿਚ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ, ਇਹ ਕਹਿਣ ਲਈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਮਿੰਟਾਂ ਲਈਆਂ ਹਨ. ਵਿਕਲਪਕ ਰੂਪ ਵਿੱਚ, ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੇ ਅੰਤ ਵਿੱਚ ਤੁਸੀਂ "ਅਨੁਸਾਰੀ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਪੇਸ਼ ਕੀਤੇ" ਲਿਖ ਕੇ, ਤੁਹਾਡੇ ਨਾਮ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਸਾਈਨ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ.
- ਇਹਨਾਂ ਨੂੰ ਜਮ੍ਹਾਂ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਮਿਥੇ ਗਏ ਕਿਸੇ ਅਜਿਹੇ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਪੁੱਛੋ ਜੋ ਉਸ ਨੂੰ ਦੇਖਣਾ ਚਾਹੁੰਦਾ ਸੀ. ਉਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਹ ਦੱਸਣ ਦੇ ਯੋਗ ਹੋਵੇਗਾ ਕਿ ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਅਚਾਨਕ ਕੁਝ ਛੱਡ ਦਿੱਤਾ ਹੈ.
- ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਜਮ੍ਹਾਂ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਜਮ੍ਹਾਂ ਕਰੋ ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਕਿ ਉਹ ਹੋਰ ਕੰਮ ਕਰਨ ਲਈ ਨਿਰਦੇਸ਼ ਨਾ ਦੇਵੇ.